Zarządzanie dostawami w gastronomii – jak planować i nie marnować żywności?

Jak planować, by nie marnować żywności?

Materiał powstał we współpracy z firmą Eurocash Gastronomia

Proces dostaw i utrzymywania optymalnego zapasu produktów jest kluczowy w funkcjonowaniu każdej restauracji. Dobrze zaplanowane i przemyślane dostawy usprawniają organizację pracy oraz ograniczają straty, a co za tym idzie – mogą być również źródłem znaczących oszczędności.

Aby proces dostaw i zarządzania zapasem przebiegał prawidłowo, należy skupić się na dwóch aspektach: potrzebnych produktach oraz zaplanowaniu jak i kiedy mają one do nas dotrzeć.  Planując zakup produktów do restauracji, z reguły bierzemy po uwagę: popyt na nasze dania, liczbę potencjalnych klientów, historię sprzedaży, datę kolejnej dostawy czy wielkość magazynu. W łańcuchu dostaw ważna jest także kwestia niemarnowania żywności. Ograniczenie strat jest możliwe dzięki analizie realnych potrzeb restauracji i wybraniu optymalnych rozwiązań.

Wspierając naszych Klientów w realizacji ich polityki CSR, jak również działając w zgodzie z filozofią Sodexo, chcemy maksymalnie ograniczać, a wręcz eliminować marnowanie żywności. Skala wpływu biznesu na środowisko ma niebagatelny wymiar, dlatego zdajemy sobie sprawę, jak ważną rolę odgrywa rozsądne zarządzanie zasobami żywnościowymi w branży gastronomicznej. We współpracy z dostawcami, w tym również w Eurocash, na bieżąco monitorujemy proces dostaw, dostosowując go do zapotrzebowania. Pomagają nam w tym nowoczesne systemy informatyczne pozwalające na monitorowanie łańcucha przepływu żywności w naszych restauracjach. Zarówno działy centralne, jak i bezpośrednio Szefowie Kuchni pilnują, aby liczba przygotowanych posiłków była adekwatna do liczby posiłków sprzedawanych

– mówi Monika Droździak, Supply Chain & Logistic Director Sodexo Polska.

Optymalny proces dostaw

Podczas planowania procesu dostaw, mając na celu optymalizację oraz ograniczenie strat żywności,
warto przeanalizować:

• Częstotliwość dostaw – czy bardziej opłaca nam się mieć mniejsze i częstsze dostawy, czy wykorzystać przestrzeń magazynową i mieć dostawy rzadziej, ale taniej.
• Gramaturę towarów – czy gramatury i produktów, które kupujemy nie są za duże, przez co nie wykorzystujemy całego produktu, czy wręcz przeciwnie – są za małe i z tego powodu produkujemy dużo odpadów opakowaniowych.
• Sposób produkcji – czy wszystkie dania przygotowywane w naszej restauracji mają być tworzone od zera, z podstawowych surowców – czy lepiej wdrożyć odpowiednio wyselekcjonowane półprodukty, oszczędzając np. czas pracy i wykorzystanie energii. 

To tylko kilka spośród wielu pytań, na które musi odpowiedzieć sobie świadomy restaurator, a odpowiedzi na nie warto szukać z doświadczonym i zaufanym partnerem biznesowym.

Obecne czasy stawiają bardzo duże wyzwania przed osobami odpowiedzialnymi za zapewnienie właściwego zapasu dla restauracji. Zmienność cen czy braki w dostępności towarów to niestety codzienność branży od wielu miesięcy. Zarówno my, jako dystrybutor, jak i każdy restaurator, musimy codziennie podejmować decyzje, jaką ilość towarów zakupić i przewidywać, jak będzie zmieniała się ich cena. Od dłuższego czasu obserwujemy wzmożoną komunikację z klientami. Wspólnie szukamy najlepszych produktów, które z jednej strony będą miały akceptowalną cenę, a z drugiej - odpowiednią jakość. To jest zrozumiałe, ale jednocześnie pokazuje, przed jak wielkimi wyzwaniami stoimy. Pomimo wymagającego otoczenia, cały czas pamiętamy, by prowadzić nasz biznes odpowiedzialnie i minimalizować marnowanie żywności. Cieszymy się, że z naszym partnerem Sodexo wyznajemy wspólne wartości i patrzymy tak samo na ten aspekt naszych działalności

– mówi Mirosław Rewers, Dyrektor Generalny Eurocash Gastronomia.

Efektywność operacyjna

Równie ważnym obszarem dostaw jest ich efektywność operacyjna. Zoptymalizowany model dostaw może być przewagą konkurencyjną restauracji. Przy jego planowaniu warto skorzystać ze wsparcia doświadczonego partnera biznesowego, który pomoże rozłożyć proces na czynniki pierwsze i dopasuje go do potrzeb oraz wymagań restauracji. Im lepiej ten proces zaplanujemy, tym lepiej będziemy zarządzać nie tylko kosztami, ale również jakością i powtarzalnością usług.  Doświadczony i sprawdzony partner nie tylko dostarczy towar, ale przed dostawą poinformuje o ewentualnych brakach, zaproponuje w razie potrzeby produkty alternatywne, a przy dostawie może rozłożyć towar w magazynie. Ważnym elementem są też raporty dostarczane przez dystrybutora: czy dostawy były w odpowiednich godzinach, czy zachowany był ciąg chłodniczy czy też, jaki procent dostaw został zrealizowany zgodnie z założeniami.

Dostawa towarów do restauracji – w szczególności do restauracji sieciowych – to wbrew pozorom bardzo skomplikowany proces, dotykający wielu aspektów działalności restauracji. Od sourcingu, pozyskania produktu, negocjacji z producentami, przez planowanie zapasu, zakupy, kontrolę jakości, magazynowanie, harmonogramy, dostawy do restauracji, obsługę posprzedażową, aż po integrację systemową, dedykowany system rozliczeń czy szeroką paletę usług dodatkowych. To złożony mechanizm, z wieloma zależnościami, a fizyczna dostawa towaru do restauracji jest tylko jednym z jego elementów. Dla poprawnego działania tego mechanizmu i wyciągnięcia z niego maksimum optymalizacji, kluczowa jest bardzo otwarta komunikacja między restauracją a dostawcą. Obie strony muszą niejako pokazać się od wewnątrz – można rzec: restauracja od kuchni, a dystrybutor od zaplecza, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb, możliwości i ograniczeń

– mówi Maciej Łastowiecki, Menadżer Działu Kluczowych Klientów w Eurocash Gastronomia.

We współpracy kluczowe jest budowanie partnerskiej relacji. Kiedy obie strony mają do siebie zaufanie i znają doskonale swoje potrzeby, zarządzanie łańcuchem dostaw staje się maksymalnie efektywne. Na tę efektywność składają się różnorodne elementy, takie jak chociażby implementacja miar i narzędzi kontrolnych służących do ciągłej weryfikacji jakości współpracy. Proces uzgadniania założeń i parametryzacji mechanizmu obsługi sieci restauracji w ramach systemu dostaw, z uwagi na swoją kompleksowość, wielowymiarowość i szerokość zagadnień, jest angażujący i wymaga dużej precyzji i analiz. Jest natomiast niezbędny, jeśli chcemy dążyć do idealnie przebiegającej współpracy i minimalizacji strat

– dodaje Monika Droździak, Supply Chain & Logistic Director Sodexo Polska.

O Eurocash Gastronomia

Grupa Eurocash, to największa polska firma, która zajmuje się dystrybucją szybko zbywalnych produktów spożywczych, chemii gospodarczej, alkoholi i wyrobów tytoniowych. Od ponad 25 lat wspiera przedsiębiorców w Polsce, kładąc nacisk na innowacyjność. Eurocash Gastronomia to dywizja działająca w ramach Grupy w segmencie dystrybucji produktów na rynku HoReCa. Swoim klientom znajdującym się w całej Polsce zapewnia najwyższą jakość usług poprzez dedykowane rozwiązania i posiadane certyfikaty.

Więcej szczegółów na temat firmy można znaleźć na stronach:

https://gastronomia.grupaeurocash.pl/
https://www.facebook.com/KarieraWEurocash
https://pl.linkedin.com/company/eurocash