Planowanie zapasów i standaryzacja procesów cz.1

  • Feb. 07, 2024

  • 5

Barbara StelmaszykRegional Operations Manager

Dlaczego działalność gastronomiczna, nawet przy dużym wysiłku i zaangażowaniu, może napotykać problemy wydające się niemożliwe do przezwyciężenia? W dzisiejszym świecie gastronomii restauracje i firmy cateringowe często zmagają się z ukrytymi wyzwaniami, które mogą być trudne do zauważenia, a co dopiero do rozwiązania.

Jednym z największych wyzwań w branży gastronomicznej są wysokie koszty operacyjne, marnotrawstwo żywności, nadmiar zapasów, przeterminowane produkty, obniżona jakość posiłków oraz brak efektywnej strategii zarządzania zapasami. Te problemy prowadzą nie tylko do spadku rentowności, ale także do wzrostu cen posiłków dla Twoich pracowników.

Raport Federacji Polskich Banków Żywności pokazuje, że w Polsce rocznie marnotrawione jest 4,8 mln ton żywności. Badania i statystyki wskazują, że precyzyjne planowanie oraz monitorowanie zapasów mogą przynieść znaczne korzyści zarówno ekonomiczne, jak i ekologiczne. 

Planowanie zapasów

Skuteczne zarządzanie zapasami zaczyna się od precyzyjnego planowania. Restauracje, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów, muszą skrupulatnie monitorować trendy konsumenckie i analizować dane sprzedaży. To pozwala na precyzyjne przewidywanie potrzeb w zakresie surowców, uwzględniając sezonowe zmiany w popycie oraz preferencje żywieniowe. 

Kluczowe jest tu zrozumienie, że nadmiar zapasów może prowadzić do marnotrawstwa, podczas gdy ich niedobór, do niezadowolenia klientów. Dlatego, odpowiednie planowanie jest fundamentem zarządzania, minimalizując zarówno ryzyko nadprodukcji, jak i braku towaru.

Standaryzacja procesów

Standaryzacja procesów zarządzania zapasami to klucz do efektywności operacyjnej. Polega na ujednoliceniu sposobów kontroli dostaw, przechowywania i przetwarzania produktów. Wprowadzenie standardowych procedur upraszcza zarządzanie, umożliwia łatwe śledzenie i analizowanie zapasów oraz pomaga w utrzymaniu stałej jakości usług. Standaryzacja zapewnia też lepszą organizację pracy i redukuje ryzyko błędów.

Zarządzanie dostawami i relacjami z dostawcami

Badania rynku dostawców surowców dla restauracji pracowniczych wskazują, że skuteczne negocjacje z dostawcami mogą przynieść wymierne korzyści. Powinno się dążyć do nawiązania trwałych relacji z dostawcami, co może przekładać się na preferencyjne warunki cenowe, elastyczność w zamówieniach oraz szybsze dostawy.

Odpowiednie polityki zapasów w łańcuchu dostaw mogą zwiększyć efektywność zarządzania ryzykiem, a także stabilizować działania w ramach łańcucha dostaw, co ma kluczowe znaczenie w przypadku zakłóceń.

Przyjrzyjmy się kilku kluczowym wskaźnikom efektywności w zarządzaniu zapasami:

  • Średni Poziom Zapasów: Umożliwia ocenę zarządzania zapasami poprzez średnią wartość zapasów w danym okresie,
  • Wskaźnik Rotacji Zapasów: Pokazuje, ile razy firma sprzedała i wymieniła zapasy w danym okresie. Wysoki wskaźnik może wskazywać na niewystarczający poziom zapasów, a niski - na ich nadmierne nagromadzenie,
  • Cykl Rotacji Zapasów: Ukazuje, ile dni firma potrzebuje na przekształcenie zapasów w sprzedaż, co jest ważne dla oceny, jak długo środki finansowe są "zamrożone",
  • Stosunek Zapasów do Sprzedaży: Informuje o równowadze między poziomem zapasów a wartością sprzedaży. Nierównowaga może prowadzić do zwiększonego ryzyka wyczerpania zapasów lub mniejszych marż zysku,
  • Koszt Utrzymania Zapasów: Określa ogólne koszty związane z magazynowaniem zapasów, w tym koszty kapitałowe, ryzyka, powierzchni magazynowej i obsługi.

Efektywne zarządzanie tymi wskaźnikami może znacznie poprawić wydajność operacyjną i finansową. Przenosząc te koncepcje do praktyki, restauracje mogą osiągnąć wyższy poziom rentowności i lepszą obsługę klienta, minimalizując jednocześnie marnotrawstwo i koszty operacyjne.

Podsumowanie

Podsumowując omówione dotychczas aspekty zarządzania zapasami w branży gastronomicznej, w szczególności planowanie zapasów, standaryzację procesów oraz zarządzanie dostawami i relacjami z dostawcami, możemy zauważyć, że są one kluczowe dla efektywnej i rentownej działalności każdej restauracji. Przyjęcie strategicznego podejścia do zarządzania zapasami może przynieść znaczące korzyści, zarówno pod względem finansowym, jak i operacyjnym. Poprzez optymalizację poziomów zapasów, poprawę relacji z dostawcami oraz wprowadzenie standardów i procedur, restauracje mogą znacznie poprawić swoją efektywność oraz jakość oferowanych usług.

W drugiej części naszego artykułu skupimy się na równie istotnych aspektach zarządzania zapasami, które są niezbędne do zapewnienia płynności i efektywności operacyjnej w branży gastronomicznej. Zajmiemy się skuteczną kontrola stanów magazynowych, automatyzacją procesów oraz edukacją personelu w zakresie zarządzania zasobami. Będziemy zgłębiać, jak te elementy mogą przyczynić się do jeszcze lepszego funkcjonowania restauracji.