Skuteczne zarządzanie biurem w oparciu o ideę Vital Spaces
Obsługa budynku i zarządzanie nim jest istotnym elementem funkcjonowania każdego biura. Recepcja i ochrona dbają o to, aby w budynku było przede wszystkim bezpiecznie i komfortowo. Jednak nie są to ich jedyne obowiązki.
Administrowanie biurem
Ochrona, odpowiedzialna za bezpieczeństwo pracowników i gości, monitoruje budynek i reaguje w przypadku ewentualnych zagrożeń czy awarii. Jej pracę wspomagają systemy i narzędzia informatyczne, które wymagają stałej kontroli i dostępności.
Recepcja ma podobne zadania, jednak bardziej zorientowane na dbanie o atmosferę biura i jego estetyczny wygląd, które wpływają na komfort i samopoczucie pracowników. Pracownicy recepcji zapewniają płynną komunikację między wszystkimi działami firmy, a także zarządzają dokumentami i informacjami.
Pierwsze wrażenie, które gwarantuje recepcja, jest kluczowe pod kątem wizerunku firmy. Ma ono znaczenie zwłaszcza jeśli chodzi o gości i nowe osoby odwiedzające biuro, co może oddziaływać na relacje biznesowe.
W biurze często obecna jest także kancelaria. Podobnie jak pracownicy recepcji, zespół kancelarii dba o odpowiedni obieg dokumentów, archiwizuje je, przechowuje i utrzymuje w nich porządek. Zarządza dokumentacją, zapewnia obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dba o terminy jej dostarczenia. Co ważne, dba o poufność danych i ich bezpieczeństwo. To bardzo ważna rola, ponieważ właściwe zarządzanie danymi chroni firmę przed ich stratą i zapobiega ujawnianiu poufnych informacji.
Koncepcja Vital Spaces
Koordynacja tych obszarów zapewnia sukces, sprawne zarządzanie biurem i profesjonalny wizerunek firmy. Przy dobrej współpracy, w biurze występuje swobodny przepływ informacji, co zapewnia całemu zespołowi komfortowe warunki funkcjonowania Aby przestrzeń była jak najlepiej dostosowana do pracowników, usługi Sodexo łączą zarządzanie biurem z ideą Vital Spaces.
Przestrzeń biurowa powinna mieć pozytywny wpływ na zespół i jego samopoczucie.. W duchu Vital Spaces, miejsca pracy są projektowane tak, aby dostosować się do potrzeb użytkowników i ułatwiać im pracę, zwiększając efektywność działania.
Odpowiednio zaprojektowana przestrzeń, dostosowana do pracowników i ich potrzeb, oddziałuje na samopoczucie, a także motywację potrzebną do codziennej pracy. Sprzyja również produktywności, jak również budowaniu silnej więzi i relacji między współpracownikami. Wpływa też na wizerunek pracodawcy, pozwalając na utrzymanie wysokiej retencji i ułatwiając pozyskiwanie talentów. Kontrolowanie każdego obszaru przez firmę przy jednoczesnym skupieniu na głównych celach biznesowych jest trudne i czasochłonne, dlatego warto postawić na doświadczonego partnera zewnętrznego oraz stały zespół.
Koncepcja Vital Spaces niesie za sobą wiele korzyści dla organizacji – Sodexo oferuje szyte na miarę rozwiązania, które wpłyną na optymalizację i rozwój.
Alicja Backer, Business Development Manager
Podsumowanie
Zarządzanie biurem i podejście Vital Spaces zdecydowanie idą ze sobą w parze. Stworzenie biura opartego na tej koncepcji przynosi wiele korzyści, takich jak utrzymanie satysfakcjonującego poziomu retencji pracowników czy zbudowanie silnej marki pracodawcy.
