Polityka prywatności

POLITYKA OCHRONY DANYCH GRUPY SODEXO
na stronie www.sodexo.pl

Witamy na oficjalnej stronie internetowej firm Sodexo Polska Sp. z o.o. oraz Sodexo Benefits and Rewards Services Sp. z o.o.

Państwa prywatność jest dla nas niezmiernie ważna. Opracowaliśmy niniejszą Politykę Ochrony Danych Osobowych Grupy Sodexo, aby mogli Państwo zrozumieć, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy, przechowujemy, udostępniamy, przesyłamy, przekazujemy, usuwamy lub w inny sposób przetwarzamy (operacje te są zwane dalej łącznie „przetwarzaniem”) Państwa Dane osobowe. Niniejsza Polityka Ochrony Danych Osobowych Grupy Sodexo opisuje środki, które stosujemy w celu ochrony Państwa Danych osobowych. Informujemy w niej również, w jaki sposób mogą się Państwo z nami skontaktować w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z ochroną danych.

ZAKRES

Polityka Ochrony Danych Osobowych Grupy Sodexo ma zastosowanie do globalnej organizacji podmiotów Sodexo (zwanej dalej „Sodexo”) we wszystkich aspektach naszej działalności oraz we wszystkich obszarach geograficznych, w których działamy.

Niniejsza polityka dotyczy Przetwarzania Danych osobowych gromadzonych przez Sodexo, bezpośrednio lub pośrednio, od wszelkich osób, w tym m.in. od obecnych, byłych lub przyszłych kandydatów do pracy, pracowników, klientów, konsumentów, dzieci, dostawców/sprzedawców, wykonawców/podwykonawców, akcjonariuszy lub wszelkich osób trzecich, przy czym „Dane osobowe” oznaczają wszelkie dane dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej lub osoby, która może zostać zidentyfikowana za pomocą uzasadnionych środków.

W niniejszej Polityce termin „Państwo” oznacza wszystkie osoby objęte jej zakresem. Terminy „my” i „Sodexo” oznaczają globalną organizację podmiotów Sodexo.

GROMADZENIE I PRZETWARZANIE PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodność z europejskim prawem ochrony danych oraz wszelkimi dodatkowo obowiązującymi lokalnymi przepisami o ochronie danych.

Zobowiązujemy się przestrzegać wszelkich obowiązujących przepisów prawa dotyczących Danych osobowych i zapewnić, że Dane osobowe będą gromadzone i przetwarzane zgodnie z przepisami europejskiego prawa ochrony danych i innymi obowiązującymi przepisami lokalnymi, jeżeli istnieją.

LEGALNOŚĆ, UCZCIWOŚĆ I PRZEJRZYSTOŚĆ

Nie gromadzimy ani nie przetwarzamy Danych osobowych bez uzasadnionej prawnie przyczyny. Gromadzenie i przetwarzanie Państwa Danych osobowych może być konieczne w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonania umowy, której są Państwo stroną, lub do spełnienia obowiązku prawnego, któremu podlegamy, lub w innych wymaganych przypadkach, za Państwa zgodą. Możemy również gromadzić i przetwarzać Państwa Dane osobowe w uzasadnionym interesie Sodexo, z wyjątkiem przypadków, gdy Państwa interesy lub fundamentalne prawa i swobody są nadrzędne wobec takich interesów.

Gromadząc i przetwarzając Państwa dane osobowe, przekażemy Państwu rzetelną i kompletną informację lub oświadczenie o prywatności, w którym wskazane zostaną osoby odpowiedzialne za przetwarzanie Państwa Danych osobowych, cele przetwarzania Państwa Danych osobowych, ich odbiorcy oraz Państwa prawa, sposób ich dochodzenia itp., chyba że będzie to niemożliwe lub będzie to wymagało niewspółmiernego nakładu pracy.

Jeżeli będzie to wymagane przez obowiązujące przepisy prawa, będziemy dążyć do uzyskania Państwa uprzedniej zgody (np. przed gromadzeniem jakichkolwiek Wrażliwych Danych osobowych).

UZASADNIONY INTERES, OGRANICZENIE I MINIMALIZACJA DANYCH

Państwa Dane osobowe gromadzone są do określonych, wyraźnych i legalnych celów i nie są dalej przetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami.

W przypadku, gdy Sodexo działa dla własnych celów, Państwa Dane osobowe przetwarzane są głównie, lecz nie tylko, w następujących celach: zarządzanie rekrutacją, zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie rachunkowością i finansami, zarządzanie środkami pieniężnymi i podatkami, zarządzanie ryzykiem, zarządzanie bezpieczeństwem pracowników, dostarczanie narzędzi IT lub wewnętrznych stron internetowych i wszelkich innych rozwiązań cyfrowych lub platform współpracy, zarządzanie wsparciem IT, zarządzanie zdrowiem i bezpieczeństwem, zarządzanie bezpieczeństwem informacji, zarządzanie relacjami z klientami, przetargi, zarządzanie sprzedażą i marketingiem, zarządzanie dostawami, zarządzanie wewnętrzną i zewnętrzną komunikacją i wydarzeniami, przestrzeganie zobowiązań w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz wszelkich innych obowiązków prawnych, analiza danych, obsługa prawna przedsiębiorstwa i wdrażanie procesów zgodności.

W przypadku świadczenia usług na rzecz naszych klientów lub innych podmiotów z naszej Grupy możemy również przetwarzać Dane osobowe w imieniu Administratora (będącego klientem lub innym podmiotem Sodexo działającym w tym charakterze), głównie w celu efektywnego działania, zarządzania, wydajności i dostarczania naszych usług na całym świecie. Zobowiązujemy się zapewnić, że przetwarzane Dane osobowe będą adekwatne, istotne i ograniczone do zakresu niezbędnego do celów, dla których są one przetwarzane.

DOKŁADNOŚĆ DANYCH I OGRANICZENIE PRZECHOWYWANIA

Sodexo będzie przechowywać przetwarzane Dane osobowe w dokładnej i w razie potrzeby zaktualizowanej formie. Ponadto przechowujemy Dane osobowe jedynie dopóty, dopóki jest to niezbędne dla celów, dla których są one przetwarzane (zgodnie z naszą Globalną Polityką Przechowywania Danych). Sodexo będzie działać zgodnie z polecaniami klientów, aby pomóc im w wypełnieniu tego obowiązku.

BEZPIECZEŃSTWO PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH

Stosujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki w celu ochrony Danych osobowych przed przypadkową lub bezprawną modyfikacją lub utratą, a także przed nieupoważnionym wykorzystaniem, ujawnieniem lub dostępem, zgodnie z naszą Grupową Polityką Bezpieczeństwa Informacji.

W stosownych przypadkach podejmujemy uzasadnione działania zgodnie z Zasadą prywatności w fazie projektowania oraz Zasadą prywatności w ustawieniach domyślnych w celu wdrożenia niezbędnych zabezpieczeń i ochrony Przetwarzania Danych osobowych. W zależności od poziomu ryzyka towarzyszącego przetwarzaniu przeprowadzamy również Ocenę wpływu na prywatność („Privacy Impact Assesment – PIA”) w celu wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń i zapewnienia ochrony Danych osobowych. Zapewniamy także dodatkowe zabezpieczenia danych uznawanych za Wrażliwe Dane osobowe.

UJAWNIANIE PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH

W zwykłym toku naszej działalności oraz dla celów przetwarzania możemy udostępniać Państwa Dane osobowe odpowiednim pracownikom należącym do Grupy Sodexo lub należycie upoważnionym dostawcom/sprzedawcom, wykonawcom/podwykonawcom w celu zapewnienia spójności naszych działań w zakresie zatrudnienia oraz maksymalizacji jakości i wydajności naszych usług i operacji biznesowych.

Możemy być również zobowiązani do ujawnienia Danych osobowych organom regulacyjnym, sądom i organom rządowym, jeżeli będzie to wymagane przez przepisy prawa, rozporządzenie lub postępowanie sądowe lub w celu obrony interesów, praw lub własności Sodexo lub powiązanych osób trzecich.

W przeciwnym wypadku nie będziemy udostępniać Państwa danych osobowych innym stronom, chyba że będą sobie tego Państwo życzyć lub wyrażą Państwo uprzednią zgodę na takie udostępnienie.

MIĘDZYNARODOWE TRANSFERY DANYCH OSOBOWYCH

Europejskie prawo ochrony danych nie zezwala na przekazywanie Danych osobowych do krajów spoza UE/EOG, które nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony danych. Niektóre z krajów, w których działa Sodexo, nie są uznawane przez europejskie organy nadzorcze za gwarantujące odpowiedni poziom ochrony praw osób fizycznych w zakresie prywatności danych.

W przypadku przesyłania Państwa Danych osobowych do takich krajów do podmiotów z Grupy Sodexo lub spoza niej Sodexo stosuje odpowiednie dodatkowe zabezpieczenia w celu ochrony Państwa Danych osobowych. Więcej informacji na temat przesyłania Państwa Danych osobowych poza Europę otrzymają Państwo w momencie gromadzenia Państwa Danych osobowych w formie odpowiednich oświadczeń o prywatności.

COOKIES

Podobnie jak w przypadku wielu innych spółek, niektóre z naszych stron internetowych mogą korzystać z plików „cookies”. Cookies to fragmenty tekstu umieszczane na twardym dysku Państwa komputera w momencie, gdy odwiedzają Państwo określone strony internetowe. Możemy używać cookies, aby informowały nas np. czy odwiedzili nas Państwo wcześniej, czy też odwiedzają Państwo naszą stronę po raz pierwszy, oraz aby pomagały nam zidentyfikować funkcje, które mogą Państwa najbardziej zainteresować. Cookies mogą poprawiać jakość korzystania przez Państwa z naszych stron internetowych poprzez zapisywanie Państwa preferencji podczas Państwa wizyty na stronie internetowej.

Podczas Państwa wizyty na naszych stronach internetowych poinformujemy Państwa o tym, jakich plików cookie używamy oraz jak je wyłączyć. Jeżeli będzie to wymagane prawnie, będą mieli Państwo możliwość odwiedzenia naszych stron internetowych i odmowy korzystania z cookies w dowolnym momencie na swoim komputerze.

PAŃSTWA PRAWA

Sodexo zobowiązuje się zapewniać ochronę Państwa praw zgodnie z obowiązującymi przepisami. Poniższa tabela zawiera podsumowanie różnych praw, które Państwu przysługują:

Prawo do dostępu

Mogą Państwo żądać dostępu do swoich Danych osobowych. Mogą Państwo również żądać korekty nieprawidłowych Danych osobowych lub uzupełnienia niekompletnych Danych osobowych.

 

Mogą Państwo żądać wszelkich dostępnych informacji na temat źródła Państwa Danych osobowych oraz przekazania kopii Państwa Danych osobowych przetwarzanych przez Sodexo.

Prawo do „bycia zapomnianym”

Państwa prawo do „bycia zapomnianym” uprawnia Państwa do usunięcia Państwa Danych osobowych w przypadku, gdy:

  1. dane te nie są dłużej potrzebne;
  2. zdecydują się Państwo wycofać swoją zgodę;
  3. sprzeciwią się Państwo przetwarzaniu Państwa Danych osobowych w sposób zautomatyzowany za pomocą specyfikacji technicznych;
  4. Państwa Dane osobowe przetwarzane są w sposób niezgodny z prawem;
  5. istnieje prawny obowiązek usunięcia Państwa Danych osobowych;
  6. usunięcie danych wymagane jest do zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania Państwa Danych osobowych w przypadku, gdy:

  1. kwestionują Państwo dokładność Danych osobowych;
  2. dane te nie są dłużej potrzebne Sodexo dla celów przetwarzania;
  3. wyrazili Państwo sprzeciw wobec przetwarzania z uzasadnionych powodów.

Prawo do przeniesienia danych

W stosownych przypadkach mogą Państwo żądać przeniesienia Państwa danych osobowych przekazanych Sodexo w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i odczytywalnym maszynowo formacie. Mają Państwo prawo do przekazania takich danych innemu Administratorowi bez przeszkód ze strony Sodexo, jeżeli:

(a)          przetwarzanie Państwa Danych osobowych odbywa się na podstawie zgody lub umowy; oraz

(b)          przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

Mogą Państwo również żądać przesłania Państwa Danych osobowych do wybranej osoby trzeciej (jeżeli jest to technicznie wykonalne).

Prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego

Mogą Państwo sprzeciwić się (tj. wykonać swoje prawo do „wypisania się”) przetwarzaniu Państwa Danych osobowych szczególnie w odniesieniu do profilowania lub komunikatów marketingowych. W przypadku, gdy przetwarzamy Państwa Dane osobowe na podstawie Państwa zgody, mogą Państwo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie.

Prawo do niepodlegania zautomatyzowanym decyzjom

 

Mają Państwo prawo do niepodlegania decyzjom podejmowanym wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania, które mają wobec Państwa skutek prawny lub istotny wpływ.

Prawo do złożenia skargi do właściwego Organu Nadzorczego

Jeżeli pragną Państwo złożyć przeciwko nam skargę związaną z prywatnością, należy wypełnić i złożyć Formularz Skargi/ Wniosku Osoby, której dane dotyczą lub przesłać swoją skargę pocztą elektroniczną lub tradycyjną zgodnie z naszą Globalną Polityką Rozpatrywania Skarg/ Wniosków. Jeżeli nie będą Państwo usatysfakcjonowani naszą odpowiedzią, mogą Państwo ubiegać się o dalszą pomoc, kontaktując się z odpowiednim lokalnym Organem Nadzorczym lub lokalnym sądem właściwym. Mogą Państwo również skontaktować się z naszym głównym Organem Nadzorczym, francuskim Organem Nadzorczym („CNIL”, www.cnil.fr).

Aby wykonać swoje prawa, mogą Państwo przesłać do nas swój Wniosek lub Skargę zgodnie z procedurą wskazaną w oświadczeniach o prywatności przekazanych Państwu w momencie gromadzenia Państwa Danych osobowych lub przesłać email do swojej Lokalnej Osoby Kontaktowej ds. Ochrony Danych  lub do Globalnego Biura ds. Ochrony Danych na następujący adres email: dpo.group@sodexo.com.

DZIECI

Dzieci wymagają specjalnej ochrony w odniesieniu do ich Danych osobowych, ponieważ mogą one być mniej świadome zagrożeń, konsekwencji, zabezpieczeń i swoich praw w zakresie Przetwarzania Danych osobowych. Taka specjalna ochrona powinna w szczególności mieć zastosowanie do wykorzystywania Danych osobowych dzieci w celach marketingowych lub tworzenia profili osób lub użytkowników oraz gromadzenia danych osobowych w odniesieniu do dzieci podczas korzystania z usług bezpośrednio oferowanych dziecku.

Nie gromadzimy ani nie przetwarzamy Danych osobowych Dzieci bez zgody osoby sprawującej władzę rodzicielską, jeżeli jest to wymagane. W szczególności nie promujemy ani nie wprowadzamy na rynek naszych usług wobec Dzieci, z wyjątkiem określonych usług i za zgodą osoby sprawującej władzę rodzicielską. Jeżeli uważają Państwo, że omyłkowo gromadzimy Dane osobowe Dzieci, prosimy powiadomić nas o tym, korzystając z danych kontaktowych wskazanych poniżej.

AKTUALIZACJE

Niniejsza Globalna Polityka Ochrony Danych może być przez nas okresowo aktualizowana w przypadku zmian w naszej działalności lub wymogach prawnych. W przypadku wprowadzenia istotnych zmian w niniejszej polityce zamieścimy na naszej stronie internetowej informację o tym, kiedy takie zmiany wejdą w życie, a w stosownych przypadkach prześlemy Państwu bezpośrednią wiadomość o takich zmianach.

KONTAKT Z NAMI

Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące gromadzenia i przetwarzania Państwa Danych osobowych przez Sodexo, mogą Państwo przesłać do nas swoje pytania lub skargi zgodnie z procedurą wskazaną w naszych oświadczeniach o prywatności przekazanych Państwu w momencie gromadzenia Państwa Danych osobowych lub przesłać email do swojej Lokalnej Osoby Kontaktowej ds. Ochrony Danych privacy.onsite.pl@sodexo.com lub do Globalnego Biura ds. Ochrony Danych na następujący adres email: dpo.group@sodexo.com.


Kontakt w sprawie ochrony danych

Jeśli masz pytania dotyczące gromadzenia i przetwarzania Twoich danych osobowych przez Sodexo, możesz przesłać swoje pytania lub skargi, postępując zgodnie z procedurą opisaną w naszej Polityce Ochrony Danych Osobowych lub może przesłać wiadomość e-mail do Lokalnej Osoby Kontaktowej ds. Ochrony Danych na następujący adres e-mail: privacy.onsite.pl@sodexo.com

Pytania ogólne

Aby przesłać zapytania, w tym opinie i prośby o informacje, prosimy o kontakt przez e-mail.